Nueva Ley de Protección de Datos

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE, que entró en vigor el 25 de mayo de 2018, ha provocado que la mayoría de las personas reciban numerosos correos electrónicos sobre nuevas condiciones, políticas de privacidad y declaraciones de consentimiento. Pero, ¿qué implican realmente estas nuevas normas para los clubes y asociaciones deportivas? En SportMember.es te ofrecemos una visión general de cómo gestionar el RGPD en tu asociación deportiva, para que puedas ajustar los últimos detalles y cumplir con la normativa.

Política de Protección de Datos: ¿Qué significa el RGPD para los clubes y asociaciones deportivas?

El RGPD ha endurecido las exigencias sobre el tratamiento de datos personales. El objetivo principal es proteger a las personas y garantizar que sus datos personales no sean mal utilizados. Además, la nueva legislación impone mayores requisitos y obligaciones a las asociaciones y clubes deportivos, especialmente en términos de documentación. Esto significa que las asociaciones están obligadas a asegurarse de que la información sobre el tratamiento de datos personales esté fácilmente accesible para sus miembros.

El RGPD se puede resumir en cuatro puntos clave que los clubes y asociaciones deportivas deben conocer:

1. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales en la Asociación

Cualquier tratamiento de datos personales debe estar respaldado por un motivo legítimo. Este motivo puede ser, por ejemplo, la ejecución de un contrato con el interesado, el consentimiento, obligaciones legales o la persecución de un interés legítimo.

Es fundamental que las asociaciones solo traten los datos personales basándose en un motivo legal. En la mayoría de los casos, las asociaciones podrán tratar datos básicos para cumplir con un interés legítimo, siempre que estén alineados con su finalidad. Por ejemplo, el registro de nombres y datos de contacto puede justificarse bajo el interés legítimo, ya que las asociaciones necesitan contar con una base de datos de sus miembros. Sin embargo, es importante no registrar datos irrelevantes como el estado civil o la ocupación.

2. Registros de Actividades de Tratamiento (Exigencias de Documentación)

Las asociaciones deben llevar un registro detallado de las actividades de tratamiento de datos. Esto implica que deben estar en condiciones de demostrar qué datos se procesan, cómo se procesan, quiénes son los destinatarios de los datos, etc.

3. Política de Privacidad (Obligación de Información)

Según el RGPD, las asociaciones están obligadas a proporcionar información cuando procesan datos personales. Las asociaciones deben elaborar una política de privacidad para informar a los miembros sobre todos los aspectos del tratamiento de datos. Esta política debe incluir información sobre qué datos se tratan, cómo y por qué, y quién es el responsable de protección de datos dentro de la asociación.

4. Seguridad de los Datos

La asociación debe garantizar un nivel adecuado de seguridad en el tratamiento de los datos personales. En caso de que se produzca una violación de seguridad, la asociación está obligada a notificar dicha violación a la autoridad de protección de datos correspondiente.

Tratamiento de datos - La asociación como responsable

Es fundamental que las asociaciones comprendan los conceptos de responsable del tratamiento de datos y encargado del tratamiento, ya que las obligaciones varían. Los clubes y asociaciones deportivas recopilan y almacenan información sobre sus miembros, lo que los convierte en responsables del tratamiento de datos frente a ellos. Incluso si la asociación utiliza SportMember.es como servicio externo para gestionar estos datos, la responsabilidad sigue siendo de la asociación. Pero, ¿qué significa ser un responsable del tratamiento de datos?

Como responsable del tratamiento, la asociación debe asegurarse de que está autorizada para tratar los datos, de que puede cumplir con las obligaciones de información y, si es necesario, notificar cualquier violación de datos personales a la autoridad de protección de datos. Cuando la asociación actúa como responsable del tratamiento, este se realiza bajo sus instrucciones hacia el encargado del tratamiento de datos. Además, es necesario firmar un acuerdo de tratamiento de datos con los proveedores cuando se utilicen sistemas externos para procesar datos personales.

SportMember como procesador de datos

El RGPD fue introducido por la UE en interés de los usuarios, y en SportMember.es comprendemos que esta nueva legislación puede ser complicada para las asociaciones. Por eso, hemos simplificado todo el proceso del RGPD para los clubes y asociaciones. Hemos actualizado nuestras condiciones y política de privacidad, las cuales todos los usuarios deben aceptar. Estas actualizaciones garantizan que los derechos de los usuarios estén protegidos en todo momento, permitiendo que SportMember.es continúe facilitando la gestión diaria de tu club. Nos aseguramos de que el tratamiento de datos sea seguro, para que tanto el club como los usuarios puedan confiar en SportMember para gestionar sus datos.

RGPD en las asociaciones

Cuando tu club necesite poner en orden su documentación, es importante hacer un mapeo de todas las actividades de tratamiento de datos. Elaborar la política de privacidad de la asociación y crear un registro de actividades de tratamiento puede ser una tarea considerable. La autoridad de protección de datos ha proporcionado varios guías y modelos útiles para ayudar en la preparación de la documentación.

FAQ sobre la Ley de Protección de Datos

¿Necesitamos redactar un acuerdo de tratamiento de datos para SportMember.es? 

No, en SportMember.es hemos facilitado esta tarea para tu asociación. Un acuerdo de tratamiento de datos ya está listo cuando creas un club en nuestra plataforma, por lo que no es necesario que tu asociación lo redacte. En SportMember.es trabajamos con un acuerdo estándar redactado por nuestro abogado, por lo que no aceptamos acuerdos individuales de cada club, ya que no tenemos la capacidad de gestionar acuerdos personalizados.

¿Un usuario puede eliminar su cuenta? ¿Y cómo afecta esto al informe de miembros?

En SportMember.es, los usuarios pueden eliminar sus cuentas. Sin embargo, nuestras condiciones permiten que los clubes conserven los datos necesarios para reportar el número de miembros a los registros centrales de asociaciones y a los fondos de actividades, de modo que tu club no pierda financiamiento. Además, SportMember desactiva la opción de eliminación si el usuario no ha pagado su cuota o ha participado en una actividad de pago.

¿Puede el administrador del club eliminar usuarios de SportMember.es?

En términos generales, no. Los usuarios son dueños de su cuenta. Sin embargo, tu club puede eliminar la afiliación de un usuario, lo que significa que ya no serás responsable del tratamiento de sus datos. El usuario seguirá activo en SportMember y podrá ser asignado a otro equipo. En este caso, SportMember.es se convertirá en el responsable del tratamiento de datos del usuario.

¿Cuáles son los derechos de nuestros miembros y nuestro deber de información?

SportMember.es se ha asegurado de que las condiciones de uso y la política de privacidad estén actualizadas para que el tratamiento de datos en nombre de tu asociación sea claro y transparente. Informamos sobre la finalidad del tratamiento, los derechos de los usuarios y sobre las condiciones de eliminación de datos, para que tu asociación no se quede sin la información necesaria cuando deba reportar el número de miembros.

SportMember.es también ofrece un sitio web gratuito donde tu asociación puede hacer accesible la política de privacidad para todos los miembros. Además, tienes la opción de informar a todos tus miembros a través de nuestra plataforma de comunicación Holdsport.es, utilizada por tu asociación.

En SportMember, trabajamos cada día para facilitar la vida de las asociaciones, los clubes y los usuarios, adaptando continuamente nuestra plataforma y nuestra aplicación de gestión deportiva para que funcione de manera óptima, incluso en relación con la nueva legislación de protección de datos. 

¿Qué estás esperando?

Con SportMember ya no necesitarás preocuparte por todo esto: nuestro objetivo es tratar de hacer que las tareas diarias sean cada día más fáciles. Por lo tanto, seguiremos actualizando nuestro servicio y funcionalidad también con respecto al RGPD. Crea un club con SportMember y nosotros cubriremos todas tus necesidades. 

Si tienes más preguntas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros por teléfono o  WhatsApp al: +34 887 90 08 43, o bien por correo electrónico a: info@sportmember.es

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